Instruktion för etiska nämndens arbete

För bevakning och handläggning av Sveriges Arkitekters etiska program och etiska regler tillsätter stämman en nämnd, vars uppgifter är:

Det åligger Sveriges Arkitekters styrelse och övriga arbetsorgan att till den etiska nämnden för handläggning, beredning eller beslut hänskjuta frågor som berör nämndens arbetsområde.

Nämnden ska vid ordinarie sammanträde med Sveriges Arkitekters stämma avge skriftlig verksamhetsberättelse för den gångna verksamhetsperioden.

Den etiska nämnden ska bestå av en ordförande och ytterligare fyra ledamöter som utses av Sveriges Arkitekters stämma för en tid av två år. Medlem i den etiska nämnden får inte samtidigt vara medlem i Sveriges Arkitekters styrelse eller annat centralt arbetsorgan. Samtliga ledamöter kan omväljas.

Den etiska nämnden och den personal på Sveriges Arkitekters kansli som berörs avnämndens verksamhet, har tystnadsplikt var gäller ärenden som nämnden behandlar.

Mottagande, registrering och hantering av inkomna ärenden ska rutinmässigt skötas så att minsta möjliga antal personer vid sidan av nämndens ledamöter har tillgång till handlingarna. Handlingar i ett ärende ska hanteras så att de inte kan åtkommas av obehöriga.

För nämndens arbete ska normalt en handläggare finnas inom Sveriges Arkitekters kansli. Handläggaren eller annan som nämnden utser är nämndens sekreterare och verkställande. Om den verkställande sekreteraren inte är ledamot av nämnden och deltar i nämndens sammanträden, har denna rätt att få sin mening antecknad till protokollet men deltar inte i beslut.
Nämnden ska förse varje ärende som behandlas med littera, årtal och nummer. Ärendelittera används i protokoll till dess annat beslutas.

Anmälare respektive anmäld ska omgående få besked om att anmälan inkommit och var som gäller vid behandlingen. Samtliga inblandade i ett ärende ska få möjlighet att yttra sig innan beslut fattas.

Nämnden ska vid beslut i ärende avge yttrande som delges anmälare respektive anmäld.

Nämndens möten är slutna. Nämnden kan dock vid behov kalla personer som berörs av anmälan eller av nämndens prövning av en fråga.

Nämnden beslutar själv sin mötesordning. Nämnden är beslutsför när minst tre ledamöter är närvarande. För beslut fordras att minst tre ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal har ordförandens utslagsröst.

Om nämndledamot i någon fråga är jävig får ledamoten ej delta i diskussion, beredning eller beslut i frågan. Ledamot är skyldig att fästa nämndens uppmärksamhet på eventuell jävsproblematik om intressekonflikt kan antas föreligga. För definition av jäv gäller förvaltningslagens regler härom (Förvaltningslag (2017:900).

Nämnden ska föra protokoll vid sina sammanträden. Protokollet ska justeras av mötesordföranden samt delges nämnden ledamöter och handläggare på kansliet.

Nämnden är mellan stämmans ordinarie sammanträden för sin verksamhet ansvarig inför Sveriges Arkitekters styrelse.

Ändringar av denna instruktion kan endast beslutas av stämman.