Hur får vi reglerna för korttidsarbete att fungera i vår organisation? - Sveriges Arkitekter

Situationen med korttidsarbete till följd av effekterna av coronapandemin kan vara svår att handskas med för både arbetsgivare och medarbetare. Här är ett exempel på problem som kan uppstå och hur du kan hantera dem.

Korttidsarbete kan vara svårt av flera orsaker. Dels för att arkitekter arbetar i utpräglade tjänsteföretag där permitteringar är ett fenomen som vi inte är så vana att hantera, dels för att många jobbar enligt anställningsformen förtroendearbetstid – medarbetaren bestämmer själv när och var arbetsuppgiften ska utföras med en grundtillit om att leverera på utsatt tid.

Det kan innebära att situationer uppstår där ”samma arbetsinsats” som tidigare förväntas utföras men med haken att det nu ska göras på kortare tid. Bakgrunden är varierad. Arkitektföretaget har förutom ekonomiska utmaningar fortfarande kunder som förväntar sig samma servicegrad och leverans som tidigare liksom medarbetare som vill jobba klart och hålla deadline. Båda parterna är överens om att tiden inte räcker till, men lösningen skjuts på framtiden. För precis som med coronapandemin vet vi inte vad kommer sedan. Istället gäller det att utföra så mycket som möjligt medan tid finns.

Exemplet Stina

Stina arbetar sedan flera år tillbaka som arkitekt på ett välrenommerat, mindre arkitektkontor. I samband med coronavirusets framfart i Europa beslöt en av dess största utländska kunder att skjuta fram ett byggprojekt till våren 2021. Även om en del i avtalet kunde hanteras fanns ingen annan utväg från arbetsgivarens sida än att permittera hela personalstyrkan på 20 procent, då en hel del arbetsuppgifter minskades mot bakgrund av lägre efterfrågan.

Det fanns dock fortfarande projekt att genomföra i Sverige och Finland. Stina fick i uppdrag att som projektledare driva projekten och säkerställa att deadline hölls. Redan efter en vecka rapporterar deltagarna i projektet att det är svårt att hinna med på 80 procents arbetstid.

Vad bör Stina tänka på?

  • Ställ krav på en nära och konstruktiv dialog om vilken förväntan som finns beträffande arbetsinsats och som är rimlig kopplat till deadline, mot bakgrund av kortare arbetstid.
  • Var tydlig om vilka förväntningar såväl chef som medarbetare har och hur uppföljningen ska genomföras.
  • Diskutera vad som behöver göras annorlunda än tidigare. Finns det andra arbetssätt? Kan vi arbeta annorlunda? Finns det behov av ytterligare verktyg som stöd?
  • Finns det något som vi ska göra mindre av? Något som helt enkelt får vänta eller som vi prioriterar bort.
  • Har vi varit tydliga mot kunder om förväntan och vad som kan levereras under rådande omständigheter? Kan vi tillsammans med kunden prioritera om i projektet?
  • Ha gemensamma ”check-ins” där syftet är att hela tiden uppdatera varandra om vad som fungerar bra och vad som behöver utvecklas.
  • Fokusera på lösning – vad vi gör här och nu. Diskutera konkreta förslag och ta beslut om hur arbetstiden ska användas för att uppnå såväl arbetstillfredsställelse som balans och resultat.

Ibland har inte chefen kunskap om exakt vad medarbetaren gör eller hur hen fördelar sin arbetstid. Men detaljstyrning är inte en framkomlig väg. Många medarbetare i tjänsteföretag har en anställningsform som bygger på förtroendearbetstid, vilket handlar om ”frihet under ansvar”. Kanske behöver vi i rådande situation ännu mer än tidigare diskutera insats kopplat till utfall för att få arbetslivet under en permittering att fungera.

Bakgrund

Syftet med permitteringsstödet är att ge verksamheter ett ekonomiskt stöd för att gå ner i arbetstid. Det ska inte förväxlas med ett stöd för att upprätthålla arbetsinsatsen.

Regelverket kan uppfattas som ganska enkelt och tydligt. Det finns fyra nivåer som alla berörda har att utgå ifrån och som bygger på att medarbetarna kan gå ner i arbetstid till en tjänstgöringsgrad om 80, 60, 40 eller 20 procent. Trots det kommer signaler som indikerar att vissa arbetsgivares förväntningar om arbetsinsats trots allt inte riktigt rimmar med den faktiska nedsatta arbetstiden. För att tala klarspråk, arbetstiden förkortas men inte arbetsinsatsen – vilket bidrar till förvirring.

Arbetsgivaren kan ju hävda att lönesänkningen ju inte är av den storleken att det borde vara ett bekymmer att jobba ”lite extra” trots permitteringen. Anledningen till permitteringen är dock att det finns färre arbetsuppgifter att utföra. Konsekvensen blir då att arbetsgivaren får för lite intäkter och inte har möjlighet att långsiktigt betala ut samma ersättning (lön). Därför får denna stöd från staten. Stödet är således inte ett bidrag för att upprätthålla den tidigare arbetsinsatsen. (Ett sådant stöd hade kanske varit mer effektivt långsiktigt och för en del verksamheter mer relevant. Men det är en annan diskussion.)