GDPR för dig som förtroendevald - Sveriges Arkitekter

Dataskyddsförordningen GDPR gäller sedan 25 maj 2018. GDPR innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter, alltså uppgifter som går att knyta till en viss person, till exempel namn, e-postadress eller personnummer. Behandling av personuppgifter är allt man gör med uppgifterna, till exempel att samla in, registrera eller radera dem.

Fackligt medlemskap är en så kallad känslig uppgift enligt den nya lagstiftningen. Därför gäller särskilt restriktiva regler för hur Sveriges Arkitekter ska hantera, spara och lagra personuppgifter om medlemmarna. Reglerna gäller även alla som är fackligt förtroendevalda, eftersom ni är en del av Sveriges Arkitekter och faller under förbundets ansvar.

Bland det viktigaste att veta om de nya reglerna är att personuppgifter inte får sparas eller lagras utan att det finns ett berättigat intresse för det. (Ett exempel på ett berättigat intresse är att Sveriges Arkitekter ska kunna företräda medlemmarna i förhandlingar.) Detta innebär att befintliga listor med personuppgifter genast måste raderas. Om ni har lönestatistik från tidigare år som innehåller personuppgifter måste ni radera eller anonymisera uppgifterna.

Hantering av dina personuppgifter
Att vara förtroendevald innebär att dina uppgifter kommer att finnas tillgängliga på förbundets hemsida och att förbundet på andra sätt kan lämna ut uppgifter om att du är förtroendevald. De uppgifter som kommer att finnas är namn och förtroendemannapost. Vill du utöver detta att till exempel kontaktuppgifter ska finnas tillgängliga kommer dessa att publiceras. Vi kommer också att registrera vilken förtroendemannapost du har i vårt register och spara dessa uppgifter. För att praktiskt kunna bedriva arbetet kommer dina kontaktuppgifter att delges till de personer som behöver dem för att arbetet ska kunna bedrivas t ex övriga personer i arbetsgruppen. De kommer då att finnas i form av e-mailgrupper eller kontaktlistor. Dessa kommer bara att sparas av Sveriges Arkitekter så länge det är nödvändigt för arbetet, som regel under den tid som arbetet bedrivs.

Hantering av andras personuppgifter
Du kommer också att få tillgång till andras personuppgifter. Vid beredning av val eller nomineringar till förtroendeposter kommer det att vara nödvändigt att upprätta listor med personuppgifter. Dessa uppgifter får inte delges andra personer än överenskommet. Mailtrådar är som innehåller personuppgifter, t ex namn och mailadress, ska behandlas på motsvarande sätt. Uppgifterna får inte sparas på datorer eller andra media som är tillgängliga för tredje part. När arbetet är avslutat ska dessa uppgifter destrueras eller återlämnas till Sveriges Arkitekter.

Medlemsuppgifter vid förhandlingar
Sveriges Arkitekter har fattat följande beslut om hur förtroendevalda får behandla medlemsuppgifter i samband med förhandlingar:

  • När löneförhandlingar och andra förhandlingar ska genomföras ska arbetsgivaren vid varje tillfälle lämna uppgifter till klubben om vilka som berörs av förhandlingarna
  • Som förtroendevald kan du vid behov kontrollera vilka av de berörda personerna som är medlemmar i förbundet, i Sveriges Arkitekters medlemsregister
  • När förhandlingen har genomförts ska uppgifterna raderas

Sveriges Arkitekter kommer att kräva att den förtroendevalda identifierar sig för att få tillgång till medlemmarnas uppgifter. Därför är det extra viktigt att ni informerar oss när ni blir valda och när ni avslutar ert uppdrag. Ni som har medlemmar från Unionen och Sveriges Ingenjörer i er klubb kan inte hantera deras personuppgifter enligt GDPR då dessa inte är medlemmar i Sveriges Arkitekter.

Mer läsning:
Saco har samlat svaren på de vanligaste frågorna om GDPR – läs FAQn här