Checklista inför årsmöte i lokalföreningar - Sveriges ArkitekterSveriges Arkitekter
Sveriges Arkitekter

Här hittar du en enklare genomgång för vad som behöver göras inför, under och efter ert lokala årsmöte. Enligt stadgarna ska årsmöte hållas minst varje ojämnt år senast i december månad.

Förberedelser:

Kallelse till årsmöte ska gå ut till samtliga medlemmar i lokalföreningen senast tre veckor innan mötet. Kallelsen ska innehålla information om vilka frågor som ska behandlas. Det gör du lättast genom att maila de medlemmar som har angett en mailadress och genom att skicka brev till övriga. Det kan administreras internt eller med hjälp av Sveriges Arkitekters kansli. Se till att din förening har en uppdaterad medlemslista! Lägg också ut informationen på din lokalförenings egen webbplats.

Inför mötet ska valberedningen ha förberett förslag till samtliga poster som ska tillsättas. Lokalföreningens styrelse ska bestå av minst tre personer.

Enligt stadgarna ska följande frågor behandlas:

  • Verksamhets- och revisionsberättelser samt resultaträkning
  • Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för föregående period
  • Val av lokalföreningens styrelse
  • Val av valberedning
  • Val av två verksamhetsrevisorer och en suppleant
  • Val av stämmoombud och minst en suppleant (varje ojämnt år). Val till stämma i Stockholm, Västra Götaland och Skåne sker digitalt med administrativ hjälp från kansliet
  • Fastställa årsavgift

Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika antal röster avgör mötets ordförande.

Efter avslutat årsmöte ska två justeringsmän skriva under protokollet. Det ska sedan arkiveras lokalt och digitalt delges kansliet. Har inte årsmötet beslutat om de olika rollerna inom styrelsen (ordförande, sekreterare, kassör, och så vidare) så ska det göras på den nytillsatta styrelsens första möte.

Förslag på kallelse

(Kursiv text är inte en del av kallelsen utan en förklaring)

Kallelse till Årsmöte i Sveriges Arkitekter XX

Plats:

Tid:

Dagordning:

  • 1. Mötets öppnande.
  • 2. Mötets behöriga utlysande.
  • 3. Fastställande av röstlängd. (Närvarande medlemmar)
  • 4. Val av mötesordförande och mötessekreterare. (Detta behöver inte vara ordförande respektive sekreterare i lokalföreningen)
  • 5. Fastställande av dagordning.
  • 6. Val av justerare tillika rösträknare. (Två närvarande medlemmar som även skriver under protokollet)
  • 7. Föredragning av föregående års verksamhets- och revisionsberättelser samt resultaträkning.
  • 8. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för föregående verksamhetsperiod.
  • 9. Val av lokalföreningens styrelse. (Förslag från valberedningen)
  • 10. Val av stämmoombud. (Ojämnt år. Förslag från valberedningen)
  • 11. Val av två verksamhetsrevisorer och en suppleant. Förslag från valberedningen. (Lämpligtvis medlem)
  • 12. Val av valberedning. (Styrelsen ansvarar för förslagsställningen. Det är vanligt att tillfråga avgående styrelsemedlemmar)
  • 13. Fastställande av medlemsavgift för kommande verksamhetsperiod. (Beslut ska tas även om medlemsavgiften är oförändrad)
  • 14. Övriga frågor
  • 15. Mötet avslutas

Förslag på protokoll

Årsmötesprotokoll för Sveriges Arkitekter XX den 20XX-XX-XX

Plats:

Närvarolista: 

  • 1. Mötets öppnande.

Ordförande xx förklarar mötet öppnat

  • 2. Mötets behöriga utlysande.

Mötet anser att mötet är behörigt utlyst.

  • 3. Fastställande av röstlängd.

Röstlängden fastställes. (Se närvarolista)

  • 4. Val av mötesordförande och mötessekreterare.

Till mötesordförande väljs XX. Till mötessekreterare väljs XX.

  • 5. Fastställande av dagordning.

Dagordningen fastställs.

  • 6. Val av justerare tillika rösträknare.

Till justerare tillika rösträknare valdes XX och XX.

  • 7. Föredragning av föregående års verksamhets-, förvaltnings- och revisionsberättelser.

– Verksamhetsberättelsen redovisades av styrelsens ordförande

– Resultaträkning redovisas av styrelsens kassör

– Revisionsberättelsen redovisas av revisorn/revisorerna

Redovisningarna godkändes av årsmötet.

  • 8. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för föregående verksamhetsperiod.

Ansvarsfrihet beviljas.

  • 9. Val av lokalföreningens styrelse.

Årsmötet godkänner valberedningens förslag. Nya styrelsen består av ordförande XX samt XX, XX, XX, XX och XX.

  • 10. Val av stämmoombud.

Årsmötet godkänner valberedningens förslag. Stämmoombud 20XX-20XX är XX. XX valdes till första suppleant och XX valdes till andra suppleant.

  • 11. Val av två revisorer och en suppleant.

Årsmötet godkänner valberedningens förslag. Till Revisor väljs XX och XX. Till revisorsuppleant väljs XX.

  • 12. Val av valberedning.

Årsmötet godkänner styrelsens förslag. Till valberedning väljs XX, XX och XX.

  • 13. Fastställande av medlemsavgift för kommande verksamhetsperiod.

Årsmötet godkänner styrelsens förslag till årsavgift för kommande verksamhetsperiod till XXX kronor per år.

  • 14. Övriga frågor.
  • 15. Mötet avslutas.