Att bedöma en arkitekts kompetens vid upphandlingar enligt LOU - Sveriges Arkitekter
Foto: Alexander Dummer/Pexels

Foto: Alexander Dummer/Pexels

Många upphandlande myndigheter anser det svårt att ringa in en arkitekts eller ett arkitektkontors kompetens och förmåga för ett specifikt uppdrag.

Det är vanligt att man begränsar upphandlingen till de leverantörer som redan gjort liknande uppdrag och inte letar efter dem som faktiskt kan tillföra nya värden till ett projekt. Den upphandlande myndigheten bör bilda sig en uppfattning om hur konsulten kommer att ta sig an den aktuella uppgiften.

Men det är likväl relevant och befogat att den upphandlande myndigheten vill ta reda på och utvärdera hur de olika anbudsgivarna kommer att ta sig an uppgiften som är föremålet för upphandlingen..

Det handlar alltså om att bedöma förmågor som kreativitet, inlevelse och förståelse. Det handlar också mer om att bedöma arkitekternas potential framåt inte bara deras tidigare erfarenheter.

Kvalificering och urval

Viktigt är att skilja mellan kvalificering och urval i en upphandling. Kvalificeringen handlar om vilka krav som ställs för att anbudsgivarna överhuvudtaget ska bli bedömda i upphandlingen. Urvalet handlar om vilka kriterier som ska ställs upp och vilka underlag myndigheten kan begära för att göra bedömningar mot urvalskriterierna.

Kvalificering

Kvalificeringen handlar om att ställa krav på yrkesmässiga förmåga och teknisk kapacitet som är nödvändig för att överhuvudtaget klara uppdraget. Kvalificeringskraven handlar som regel om mätbara och tekniska krav som omsättning, utbildning, registrering osv. Kvalificeringskraven är en miniminivå/gräns som ska klaras för arkitekten att kunna komma ifråga för uppdraget – någon utvärdering får inte göras – antingen klarar den presumtiva anbudsgivaren kraven eller inte.

En viktig kontrollfråga är om kvalifikationskraven är så höga att man begränsar konkurrensen – en grundbult i den offentliga upphandlingen. Det krävs också att de villkor som ställs upp är de mest adekvata.


Krav på utbildning och eller yrkeserfarenhet kan ställas i kvalificeringen.

Bevis på att arkitekter har en högskoleexamen och två års yrkeserfarenhet inom respektive professionsområde kan utgöras av någon av Sveriges Arkitekter yrkestitlar:

  • Arkitekt SAR/MSA
  • Arkitekt SIR/MSA
  • Landskapsarkitekt LAR/MSA
  • Planeringsarkitekt FPR/MSA

En arkitekt kan givetvis bevisa motsvarande kompetens på andra sätt, till exempel examensbevis och tjänstgöringsintyg, man kan inte till exempel begränsa konkurrensen för internationella arkitekter med motsvarande kompetens genom att ställa absoluta krav på en yrkestitel som bara medlemmar i Sveriges Arkitekter får använda.


Urval

Den upphandlande myndigheten vill gärna bedöma att konsultens förmåga att förstå och svara mot myndighetens för detta projekt specifika krav och önskemål det vill säga att effektivt utarbeta lösningar som möter krav på funktion, hållbarhet, budget, gestaltning osv.

Det viktiga är att bedömningen görs på det sätt som skrivs i upphandlingsunderlaget, att alla anbud bedöms på samma sätt och att bedömningarna kan motiveras.

När ett urval görs utifrån bedömningsbara kriterier är det viktigt att anbudsgivarna har förtroende för urvalet. För att säkra detta förtroende är det viktigt att den grupp som gör urvalet har adekvat kompetens, det är bra om någon eller några i urvalsgruppen ha samma kompetens som de som ska väljas ut.

Angreppsätt och metod
Det finns flera sätt för upphandlande myndigheter som vill bedöma hur anbudsgivarnas angreppsätt och metod kommer att fungera i relation till den upphandlande myndighetens visioner och målsättningar. Vanligt är att efterfråga beskrivningar av projektorganisation. För att göra en djupare bedömning som är projektspecifik kan den upphandlande myndigheten begära att anbudsgivaren i ett begränsat format svarar på ett antal frågor. Syftet med dessa frågor kan vara att skapa sig en bild av arkitektens förståelse för projektet utmaningar och för bedömning om arkitekten har kompetens att lösa utmaningarna.

Det urvalskriterium man kopplar till dessa svar ska handla om arkitektens förmåga att förstå och lösa projektets visioner och målsättningar.

Förståelse och inlevelse
Myndigheten bedöma anbudsgivarnas förmåga till förståelse och inlevelse för uppgiften. Det kan till exempel vara en redogörelse av de tre främsta utmaningarna med projektet – dvs de faktorer som anbudsgivaren behöver ägna mest möda kring i projektet.

Samarbetsförmåga
För en upphandlande myndighet är det givetvis viktigt att bilda sig en uppfattning om förutsättningarna för ett gott samarbeta med en konsult. Här måste den upphandlande myndigheten bilda sig en uppfattning och göra en bedömning. Det går nästan bara att göra en sådan bedömning genom att intervjua de anbudsgivare som bedöms ha möjlighet uppnå ställda kriterier

Tidigare erfarenheter
Om man vill bedöma på anbudsgivarens tidigare erfarenheter kan det vara bra att efterfråga referensprojekt. Genom att efterfråga referenprojekt som är ”relevanta” för uppdraget men kanske inte nödvändigtvis av precis samma sort, öppnar man upp för en bredare palett av tidigare erfarenheter. Ett sätt att öka förståelsen för hur arkitekterna menar att referensprojektet är relevanta är att bed dem beskriva varför de presumtiva anbudsgivarna anser att referensprojektet är relevant.

Priset
Det vore konstigt om en offentligt finansierad myndighet inte intresserade sig för mycket en tjänst man upphandlar kommer att kosta. Om man inte valt ett upphandlingsförfarande där man skaffat sig möjligheten att förhandla om priset bör kostnaden för tjänsten finnas med som en faktor i upphandlingen. Myndigheten måste dock ställa sig frågan hur avgörande priset ska vara för utvärderingen. Om en arkitekt kan åstadkomma en lösning med låg livscykelkostnad för projektet som ska byggas betalar det säkert hela det totala konsultarvodet och mer därtill ganska snabbt. För att slippa att priset blir avgörande handlas det ibland upp på fasta timpriser – det kan vara gott nog om de ligger på en marknadsmässig nivå.

I en upphandling ska grunden för bedömningen vara ”bästa förhållandet mellan pris och kvalitet”, vilket innebär att man ska ställa priset på tjänsten mot den kvalitet man bedöms kunna få. Det betyder att ett lågt pris inte alltid är bäst pris. Vi menar därför att det bör vara fullt möjligt att utvärdera om ett pris är rimligt i förhållande till erbjuden kompetens i en utvärderingsmodell för offentlig upphandling.

Referenstagning

Referenstagning är ett sätt att kontrollera trovärdigheten i de påståenden som görs i ett anbud. Det är viktigt att tänka på att det inte är referenterna som ska göra bedömningen om anbudsgivarna är lämpliga för det specifika uppdraget. Om referenter ombeds sätta betyg på konsultens olika förmågor, utan att den upphandlande myndigheten gör en egen bedömning, sker inte likabehandling av anbudsgivarna. Olika personer värderar kriterier som tillexempel samarbetsförmåga på olika sätt.

Referenter ska i första hand användas för att kontrollera anbudsgivarnas påståenden i anbuden och möjligtvis för att bekräfta eller nyansera den upphandlande myndighetens egen bedömning.

Intervjuer

Det finns kompetenser och personliga egenskaper hos en konsult som egentligen inte går att bedöma om man inte träffas. En intervju kan motiveras av att den upphandlande myndigheten ser att uppdraget innebär ett tätt samarbete mellan konsulten och den upphandlande myndigheten. Den upphandlande myndigheten kanske vill kunna bedöma sådant som samarbetsförmåga, förmåga att se helheten i projektet, analytisk förmåga eller strategisk förmåga.

Det är viktigt att intervjuerna leder till att man kan bedöma på vilket sätt anbudsgivarna är olika. Att fråga om anbudsunderlaget och be om förtydliganden kan ge viss vägledning men att pröva anbudsgivarens analys och ställningstaganden till olika situationer som kan uppkomma inom uppdraget kan ge mer information om anbudsgivarnas kompetens.