Det är inte lätt att precisera med några få ord vad tidiga skeden är. Ändå har begreppet blivit allmängods de senaste åren. Alla talar om tidiga skeden - om att få vara med från början. Det är då det går att påverka, heter det. Men definitionen av tidiga skeden är diffus i de flesta fall. I en allmän bemärkelse är tidiga skeden detsamma som att bygga nätverk. Vänskapsband, eller informella kontakter, kan knytas på golfbanan, i Rotary och på puben. En del nöjer sig med att stoltsera med antalet visitkort i en snurra på skrivbordet.
Det de flesta skjuter in sig på, inte minst konsulter, är att det blir för sent. Det finns ofta inga marginaler, inget spelrum för kreativitet. Man vill vara med och sätta ramarna och slippa komma in i ett projekt när det mesta redan är bestämt och arbetet går ut på att göra som man blir tillsagd. Men kanske handlar det mer om att få glänsa själv än att göra det som är bäst för projektet som helhet?
Nina Ryd, arkitekt och forskare vid Chalmers, har skrivit en nyutkommen bok om tidiga skeden. Hon konstaterar i inledningen att det finns "förvånansvärt lite skrivet om de tidiga skedenas unika förutsättningar", trots att de flesta idag ser dem som viktiga och vitala. De är en diffus zon.
- Om vi kan komma tillrätta med vad som sker i de tidiga skedena och vad som bör göras, kan vi börja använda dem bättre, mer specifikt. Arkitekter är ofta med i de tidiga skedena. Men de arbetar mycket utifrån intuition och vanor. Det leder inte alltid till effektiva processer, säger hon.
I stället för att bedriva processer som går enligt "bottom up"-metoden, är processer enligt "bottom down"-metoden att föredra, enligt Nina Ryd.
"Bottom up" handlar om att ta fasta på känsla och erfarenhet och bygga ett projekt mot en högre systemnivå, allt eftersom mer och mer skisser, ritningar, fysiska och digitala modeller utvärderas. Ett dyrt och resurskrävande arbetssätt, med mycket omprojektering, modifiering och nya konstruktioner som följd.
"Bottom down" är en process i motsatt riktning. En utgångspunkt är ett nära samarbete mellan arkitektur, konstruktion och produktion. Processen utgår från verksamhetsbaserade funktionskrav. Flera alternativa lösningar prövas och värderas redan inledningsvis, så att man säkerställer att rätt problem blir löst. Projektet blir i bästa fall ett sätt att rulla ut den röda mattan mot en högre detaljnivå.
- Det är givetvis inte så att alla processer är enkla, raka och självklara. Det viktiga är att förstå att det går att konkretisera mycket innan projektet sätter igång. Det gäller bara att göra det på ett effektivt sätt, säger Nina Ryd.
- De tidiga skedena handlar mycket om politik. Man kan säga att arkitektens roll på många punkter sammansmälter med samhällsplanerarens.
Enligt henne har alla tidiga skeden det gemensamt att de berör det som föregår och skapar förutsättningar för och i ett projekt. Därmed inte sagt att det finns ett enda tidigt skede. Det finns många olika, av skilda karaktär. Strategierna måste skifta för dem.
Bland det första man måste förstå är vad som ligger bakom att ett projekt kommer till stånd. Gäller en teknikdriven, en marknadsdriven eller en samhällsdriven utveckling?
Industriellt byggande är exempel på en teknikdriven utveckling. Teknik används för att initiera och få till stånd en förändring. En typisk marknadsdriven utveckling utgår tvärtemot ofta från känd och beprövad teknologi för att tillfredsställa kundbehov. En samhällsdriven utveckling har man när nya lagar och regler förändrar spelreglerna. Ett exempel är tvingande miljökrav.
En annan viktigt bit för en arkitekt är att förstå byggherrens drivkraft i ett projekt. Är det frågan om en brukar-, försäljar- eller förvaltarbyggherre? Har byggherren tänkt att flytta in, sälja iväg eller ta hand om byggnaden när den är färdig?
- De olika typerna av byggherrar tenderar att prioritera helt olika saker i en byggnad. Det gäller att hålla isär rollerna. Ofta blandar man ihop dem, konstaterar Nina Ryd.
Tidiga skeden går mycket ut på att fastställa fyra baskriterier: ett bestämt och avgränsat mål, tidsperiod, budget och organisation. När de är klarlagda är ett projekt ett projekt.
Vägen dit delar Nina Ryd upp i fem skeden: vägval, vision, strategi, organisation och integrering. Hon pekar på en rad frågor som ska få ett svar. Vilka ändringar ska göras? Varför? Hur ska de genomföras? Vad är fokus? Består projektgruppen av rätt kompetenser?
En speciell roll i genomförandet har kommunikationen - internt och externt. Tydlig och riktig information är a och o för att kunna förankra, skapa förståelse, få medarbetare delaktiga, synliggöra orsaker och sätta in förändringen i ett sammanhang.
- Ofta måste man vara tydligare än när projektet väl är igång. I de tidiga skedena kan kreativa spänningsfält lätt skapas som blir onödigt laddade.
- Jargong, ironi och förutfattade meningar kommer man sällan långt med. De som lyckas bra i tidiga skeden vet vilken typ av argument som verkar på vilken målgrupp, säger Nina Ryd.
Men inte bara kommunikationen är en akilleshäl. En känslig och delikat fråga är vilka som ska delta i tidiga skeden.
- Här går många projekt bet. Man väljer medarbetare utifrån vänskapsband och känslomässiga kriterier. Ett projekt behöver en rad olika personligheter och förmågor för att bli genomförda. Tidiga skeden behöver sin speciella mix. Här kan man bli mycket kunnigare och också tuffare, lära sig utesluta vissa. Det här har stor betydelse för hur väl ett projekt sedan lyckas, säger Nina Ryd.
Med stöd i den danska arkitekten Tina Saaby skiljer hon på aktiva, kreativa och passiva intressenter i olika projekt. De passiva är ett projekts fundament. Där finns ofta brukarna och hyresgästerna. Med rätt och fyllig information om vad som ska ske förblir de en passiv grupp med stor tilltro till dem som genomför en förändring.
De aktiva är beslutsfattarna. Inte alltid har de särskild förståelse för byggnadsrelaterade frågor. De behöver greppa de fysiska rummens betydelse för verksamheten. De kreativa är de som är projektens motor. Om de lyckas måste de ha de passiva intressenternas förståelse, känna till verksamhet och beslutsprocess och kunna bygga broar mellan byggherre och arkitekt.
De tidiga skedena är till för att kartlägga intressenterna. Det gäller att få till stånd en fungerande kommunikation mellan intressenterna, men också att ta hänsyn till deras synpunkter och åsikter och synkronisera dem.
- Det är nödvändigt att säkerställa att de viktigaste intressenterna har förväntningar som kan inrymmas i en gemensam målbild. Det innebär många gånger att man måste prioritera mellan olika intressenter och deras mål, säger Nina Ryd.
I kapitlet om "Mål och visioner" ägnar hon mycket utrymme åt byggherren.
Denne tar de ekonomiska riskerna. Med dessa kommer inflytande. Byggherren initierar, följer upp och avslutar, tilldelar resurser, samordnar och skapar styrverktyg i projekten. Det är också byggherren som väljer projektledaren.
- Byggherren har helt klart en särställning i de tidiga skedena och för projektets utgång, säger Nina Ryd.
En byggherre med svag målbild skapar lätt förvirring. "De målformuleringar som görs måste vara så tydliga och slagkraftigt formulerade att de bär genom en hel projektorganisation och kan hållas levande under projektets hela genomförande", skriver Nina Ryd.
- Många arkitekter känner till det här. Hur svårt det är att arbeta i ett projekt där det mesta är oklart och ostrukturerat, eller om projektledaren inte fungerar, säger Nina Ryd.