Varning för mellanstora landskap

De som arbetar på flexkontor mår bäst och är mer tillfredsställda med jobbet än andra. De som jobbar i mellanstora kontorslandskap mår sämst. Den som har eget rum är betydligt nöjdare med sin kontorsmiljö än andra. Det visar en avhandling av arkitekten och forskaren Christina Danielsson.

Det är ofta starka känslor i omlopp när arbetsplatser ska byggas om eller förändras. Arkitekter, fastighetsägare, fackförbund, arbetsgivare, anställda, många har intresse av frågan.

Christina Danielsson tycker att det behövs forskning om hur miljön och arkitekturen påverkar människor. Hon tog sin arkitektexamen i Lund 1997 och pluggade innan dess möbelformgivning och inredningsarkitektur på Konstfacks motsvarighet, Hoge school voor de Kunsten, i Utrecht i Nederländerna.

Hon jobbade som projekterande arkitekt i fem år tills hon en dag såg en annons om en forskartjänst som hon sökte och fick. Hon hade tänkt forska någon gång, annonsen bestämde tidpunkten.

– Under de projektmöten jag varit med om talade man mest om pengar och ibland om stilar och trender. Men aldrig om hur man kan skapa en arbetsmiljö som stödjer både personalen och verksamheten, säger Christina Danielsson.

Hennes forskningsprojekt har pågått i tre år. 491 kontorsanställda på 26 olika företag har deltagit i studien och svarat på hundratals frågor, som bland annat handlat om deras fysiska och psykiska hälsa, sjukfrånvaro och arbetstillfredsställelse, vilka krav jobbet ställer, hur man trivs med chefen, samarbetet, med mera. De personer som medverkat är anställda inom media/IT, rådgivning i personal- och ekonomifrågor, ingenjörsyrken och ekonomi- och managementkonsulter.

– Det är en stor undersökning, konstaterar Christina Danielsson. Det är projektets styrka. Ingen har tidigare gjort en så här stor studie om kontor.

Den största överraskningen i studien var att flexkontor, det vill säga kontor där man saknar individuell arbetsplats, fungerar så bra. Mellanstora kontorslandskap däremot är förenade med större risk och borde användas med stor försiktighet, anser hon.

Hennes utgångspunkt och hypotes i forskningsprojektet var att arkitekturen, i det här fallet kontorstypen, definierad av sina unika arkitektoniska och funktionella karaktärsdrag, påverkar både hur man mår och hur nöjd man är med sitt arbete.

Hon har undersökt arbetstillfredsställelse och hälsa i relation till kontorsmiljön och hoppas att arkitekter ska ha nytta av hennes resultat.

De intervjuade har även svarat på frågor om den fysiska arbetsmiljön där de fått redovisa upplevelsen av kontoret. I djupintervjuer har 19 personer talat om vad som avgör om man trivs, vad man vill ändra på, eventuell favoritplats, hur fikarummet fungerar, hur möbleringen gått till, trapphus och entréer med flera upplevelser av arkitekturen.

Christina Danielsson har delat in kontoren i olika typer: Cellkontor (egna rum), delat rum med 2-3 personer, kontorslandskap av olika storlek där man har egen arbetsplats men inte eget fönster samt flexkontor där man saknar egen arbetsplats, använder avancerad informationsteknologi och håller möten och privata samtal i särskilda rum. Sista kategorin var kombikontor, där man har en egen arbetsplats men arbetar mycket på annan plats.

Det finns naturligtvis många osäkra faktorer i en sådan här undersökning, men när Christina Danielsson har tagit hänsyn till dessa har hon funnit skillnader som inte är slumpmässiga.

– De anställda är mest missnöjda med den fysiska arbetsmiljön i mellanstora kontorslandskap, med mellan 10 och 24 arbetsplatser. De är framför allt missnöjda med designrelaterade faktorer som att det är ont om plats där man arbetar, att formgivningen inte underlättar arbetet, att arkitekturen inte bidrar till trivseln eller gör det lättare att samarbeta. Den kontors­typen kallar jag högriskkontor, säger Christina Danielsson ("high-risk office-types", för avhandlingsspråket är engelska).

Personalen i de mellanstora kontoren löper stor risk att inte trivas med jobbet och att må dåligt både fysiskt och psykiskt. Det är allvarligt eftersom det är den vanligaste kontorstypen i Sverige. Något för arkitekter att tänka på vid ombyggnader, säger Christina Danielsson.

– De mellanstora och stora kontoren saknar ofta "back up-rum", det kan vara en orsak till missnöjet. Det måste arkitekter ta hänsyn till när de ritar, tycker Christina Danielsson. Det är viktigt att lägga in fler smårum när man ritar nytt eller bygger om, så att det finns ytor att dra sig undan till utan att någon tycker det är konstigt. Idag finns ofta bara ett sammanträdesrum i mellanstora kontor och dit går ingen frivilligt, kanske bara om man blir inkallad av chefen.

– Enligt den här studien bör vi akta oss för mellanstora kontorslandskap, säger Christina Danielsson.

Mindre kontorslandskap, med mellan fyra och nio arbetsplatser, är däremot bättre, enligt hennes resultat. Kanske för att gruppstorleken är bra, ljudnivån lättare att hantera.

– Exakt vad skillnaden beror på vet vi inte idag men en faktor kan vara att man i mindre kontorslandskap får välja vilka man vill dela arbetsrum med.

En intressant iakttagelse är att de anställda i de allra största kontorslandskapen, däremot, är mindre missnöjda med sina arbetsplatser, särskilt när det gäller designrelaterade faktorer.

– De svarar visserligen att de inte har möjlighet att avskilja sig men att de inte störs av det. Kanske för att de som arbetar i större kontorslandskap vant sig vid att vara iakttagna och att man har större möjlighet att vara anonym i en större grupp. I riktigt stora grupper tillåts även subgrupper att utvecklas, det blir mer tillåtande att inte umgås med alla, kommenterar Christina Danielsson.

Alla utom de som sitter i eget rum störs av ljud från kollegor eller kontorsutrustning. Störande ljud är den enskilda faktor de anställda oftast klagar över. Risken för ljudstörningar är störst i mellanstora och stora kontorslandskap.

Att eget rum är populärast var ingen överraskning. Man vet sedan tidigare studier att anställda föredrar eget rum, medan företagsledningar föredrar kontorslandskap. Det enda som personer med enskilt rum, enligt denna studie, säger sig sakna är sociala kontakter.

– Att ha eget rum är en statusmarkör, enligt flera tidigare studier. Det finns till exempel amerikanska studier som visar att personer kan bli direkt deprimerade på grund av den prestigeförlust den innebär att förlora ett eget rum, säger hon.

Att flexkontor, där man saknar individuell arbetsplats, kom på andra plats när det gällde bra fysisk arbetsmiljö förvånande henne där­emot.

– De anställda på flexkontoren är, tillsammans med de anställda i delat rum, mest tillfredsställda med arbetet jämfört med övriga kontorstyper.

Det kan bero på att det är "överlevarna" vad gäller flexkontor som finns kvar och att kontorsformen passar just den verksamheten. Flexkontoren har ju funnits i 15 år nu, säger Christina Danielsson. Den som inte gillar kontorstypen jobbar kanske inte kvar. Och flexkontorens anställda har dessutom möjlighet att jobba hemifrån och vara ute på kundbesök. Flexkontor ställer också speciella krav på ledarskapet, chefen måste verkligen vilja tillämpa arbetsformen.

Christina Danielssons forskning är tvärvetenskaplig. Hon lade fram sin avhandling på skolan för teknik och hälsa, KTH och har fått handledning av bland andra Magnus Rönn på Arkitekturskolan, stressmedicinaren Töres Theorell, Institutet för Psykosocial Medicin, på Karolinska Institutet och statistiker Lennart Bodin vid Örebro Universitetssjukhus.

Christina Danielsson har varit inbjuden att tala om sin studie av såväl NCC, kommuner som arkitektkontor. Hon hoppas att fler ska intressera sig. Att föra ut forskningsresultat till praktiker är en mycket viktig uppgift, tycker hon och beklagar den stora skillnaden mellan forskning och praktik i Sverige.

– Det återstår mycket att göra på den punkten, även om det känns som att en generationsväxling är på gång. Jag har märkt en större nyfikenhet för forskning bland många arkitektkontor på senare tid. Kanske för att man kan skaffa sig konkurrensfördelar genom att hålla sig à jour med forskningen.

Efter licexamen åkte hon till USA som gästforskare på College of Design, Arizona State University ett par månader. Därefter vet hon inte om det blir mera forskning eller arbete på arkitektkontor.

– Jag har visat att arkitekturen är viktig för arbetsmiljön. Jag vill gärna tillämpa mina forskningsresultat i mitt arkitektarbete.